Kopia zapasowa w małej firmie: reguła 3-2-1 bez żargonu

Pytanie, które zadaję każdemu, kto prowadzi małą firmę: „Co się stanie, jeśli jutro rano komputer w biurze się nie włączy?”. Najczęstsza odpowiedź: „No, mamy kopię”. Drugie pytanie: „Gdzie?”. I tu zaczyna się cisza, a potem „chyba na tym dysku w szufladzie, Artur kiedyś robił”.

Wujek Leszek, o którego biurze rachunkowym pisałem przy okazji wspólnego kalendarza i tablicy zadań, odpowiedział dokładnie tak. Dysk w szufladzie istniał. Ostatnia kopia miała półtora roku. Zabraliśmy się za to w jeden weekend.

Reguła 3-2-1 w trzech zdaniach

To stara, sprawdzona zasada, którą powtarzają specjaliści od bezpieczeństwa danych:

• 3 kopie danych: oryginał i dwie kopie zapasowe,
• 2 różne rodzaje nośników: na przykład dysk w biurze i chmura, a nie dwa pendrive'y w tej samej szufladzie,
• 1 kopia poza biurem: w innym budynku albo w chmurze.

Po co tyle? Bo każda kopia chroni przed czymś innym. Dysk w biurze chroni przed awarią komputera. Kopia poza biurem chroni przed pożarem, zalaniem i kradzieżą, które zabierają wszystko, co stało w jednym pomieszczeniu.

Przed czym się bronimy

Warto to wypisać, bo od tego zależy, jak zrobić kopię.

1. Awaria sprzętu. Dyski się psują. Nie „czasem”, tylko zawsze, pytanie tylko kiedy.
2. Pomyłka człowieka. Ktoś skasował folder, nadpisał plik starszą wersją, wyczyścił kosz. Najczęstszy powód, dla którego ludzie w ogóle sięgają po kopię.
3. Kradzież i zdarzenia losowe. Laptop zostawiony w pociągu, woda z pękniętej rury.
4. Ransomware. Złośliwe oprogramowanie, które szyfruje pliki i żąda okupu. Dla małej firmy to najgroźniejszy scenariusz, bo szyfruje też wszystko, co jest podłączone do zainfekowanego komputera, w tym dysk z kopią wpięty na stałe.

Ten ostatni punkt jest powodem, dla którego „dysk zewnętrzny wiecznie podłączony do komputera” nie jest pełną kopią zapasową.

Jak to zrobiliśmy w biurze wujka

Cztery komputery, dokumenty klientów, program księgowy. Budżet: rozsądny, bez szaleństw.

Kopia 1: serwer plików w biurze

Kupiliśmy mały serwer plików, czyli NAS: skrzyneczkę z dwoma dyskami, podłączoną do sieci w biurze. Wszystkie ważne dokumenty są teraz w jednym miejscu, a nie na czterech pulpitach. Dyski w środku są ustawione jako lustro: to samo zapisuje się na obu.

Ważne: lustro to nie kopia zapasowa. Chroni przed awarią jednego dysku, ale jeśli ktoś skasuje plik, znika z obu. Dlatego to tylko pierwsza warstwa.

Kopia 2: automatyczna kopia w chmurze

Serwer co noc wysyła kopię danych do usługi chmurowej. Kopia ma wersje: można cofnąć się do stanu sprzed tygodnia albo miesiąca. To ratuje przed ransomware i pomyłkami, bo zaszyfrowany lub skasowany plik po prostu przywracamy z wczorajszej wersji.

Przy wyborze usługi zwróciliśmy uwagę na trzy rzeczy: czy przechowuje wersje plików i jak długo, gdzie fizycznie są dane (dla biura rachunkowego ważne, żeby w Europejskim Obszarze Gospodarczym, ze względu na RODO), i czy dane są szyfrowane.

Kopia 3: dysk offline

Raz w tygodniu, w piątek, wujek podłącza zewnętrzny dysk, robi kopię i... odłącza go. Dysk jedzie do domu. Dwa dyski na zmianę, jeden zawsze poza biurem. To jest kopia, do której ransomware nie sięgnie, bo w chwili ataku nie jest do niczego podłączona.

Tak powstało 3-2-1: dane na serwerze, kopia w chmurze, kopia na dysku, który jeździ do domu.

Najważniejsza część: test odtwarzania

Kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, to nie kopia, to nadzieja. Widziałem kopie, które przez rok zapisywały pusty folder, bo ktoś zmienił jego nazwę. Widziałem kopie, do których nikt nie znał hasła.

Dlatego raz w miesiącu robimy test:

1. Wybieramy losowy plik sprzed kilku tygodni.
2. Odtwarzamy go z chmury do osobnego folderu.
3. Otwieramy i sprawdzamy, czy działa.
4. Raz na kwartał to samo z dyskiem offline.

Zajmuje to dziesięć minut. Wujek wpisał to do wspólnego kalendarza jako cykliczne wydarzenie, żeby nikt nie zapomniał.

Hasła i dostęp do kopii

Kopia zapasowa zabezpieczona hasłem, którego nikt nie pamięta, jest bezużyteczna. Kopia bez hasła jest niebezpieczna, bo to komplet danych klientów w jednym miejscu.

U wujka:

• hasła do chmury i serwera są w firmowym menedżerze haseł, z dostępem dla dwóch osób,
• konto w usłudze chmurowej ma weryfikację dwuetapową,
• klucz szyfrowania kopii jest zapisany też na papierze w sejfie.

Jak przekonać ludzi do menedżera haseł, pisałem przy okazji rodziców i zeszytu z hasłami. W firmie jest łatwiej, bo szef może po prostu zdecydować.

Najczęstsze wymówki

• „Wszystko mamy w chmurze, więc kopia jest.” Synchronizacja to nie kopia. Skasujesz plik na komputerze, zniknie i w chmurze. Sprawdź, czy usługa ma historię wersji i kosz, i na jak długo.
• „Jesteśmy za mali, żeby ktoś nas atakował.” Ataki ransomware często są masowe i przypadkowe. Nikt cię nie wybierał, po prostu trafiło.
• „To za drogie.” Porównaj koszt dysku i abonamentu z kosztem tygodnia bez dokumentów klientów.

Minimum dla jednoosobowej firmy

Nie masz biura i serwera? Wersja mini: pliki w chmurze z historią wersji, plus zewnętrzny dysk, na który raz w tygodniu robisz kopię i który potem odłączasz. Też 3-2-1, tylko mniejsze.